Według analiz IDC w globalnym obiegu jest 16 miliardów gigabajtów danych. Do 2025 roku ma ich być dziesięć razy więcej. Ogromną ich częścią zarządzają firmy, zaniedbując bezpieczeństwo. - Zarówno kluczowe procesy biznesowe, jak i poboczne zadania związane z cyfrowymi danymi mogą być dziś źródłem kryzysu. Zbliżające się wejście w życie przepisów RODO zweryfikuje dojrzałość technologiczną firm w całej Europie – komentuje Martyna Waluśkiewicz, radca prawny SAP Polska. Jak podaje Deloitte, tylko 15% firm z regionu EMEA będzie gotowe na czas.
Nowe regulacje nakładają na przedsiębiorstwa działające w obrębie Unii Europejskiej m.in. obowiązek skrupulatnej ochrony informacji o pracownikach i klientach. Szczególnej ochronie i kontroli podlegać będą np. imiona i nazwiska, PESEL, adresy mailowe, numery telefoniczne lub IP, zdjęcia, transakcje czy CV, jak również dane geolokalizacyjne gromadzone np. w aplikacjach instalowanych w samochodach flotowych, urządzeniach nawigacyjnych czy telefonach oraz dane pozyskiwane w wyniku tzw. profilowania.
Tym, co łączy cały rynek, jest konieczność ugruntowania dojrzałej i konsekwentnej strategii zarządzania danymi osobowymi. Jak w praktyce RODO będzie przekładać się na codzienne życie firm? Literalnie traktowane przepisy mogą prowadzić do dużych trudności dla biznesu. Przykładem mogą być choćby CV. Jeśli wśród setek życiorysów kandydatów posiadanych przez firmę na dyskach, w jednym zabraknie klauzuli zgody na przetwarzanie danych, to niezależnie od tego czy właśnie ta osoba zostanie przez nas z sukcesem zatrudniona, będziemy mogli być posądzeni o złamanie przepisów. Czy jest to istotne ryzyko? W skali całej gospodarki być może nie, ale w skali pojedynczego przedsiębiorcy może okazać się ono istotne
- mówi Martyna Waluśkiewicz
Możemy wyobrazić sobie sytuację, w której klient telekomu będzie chciał dostać od niego informację, w jakich miejscach przetrzymywane są informacje na jego temat. I będzie miał do tego prawo, co zresztą nie jest nowością. Ten sam podmiot może jednak jako klient tej firmy zażądać, aby ta „zapomniała” jego dane. Prawo do bycia zapomnianym jest już czymś nowym w sensie prawnym. Kolejnym wypadkiem jest np. wyciek lub kradzież danych osobowych. Nowe regulacje dają firmie zaledwie 72 godziny na poinformowanie o takim przypadku. Dotyczy to zarówno wielkiej firmy FMCG zarządzającej danami milionów osób, atakowanej przez hakerów, jak i małego sklepu internetowego „gubiącego” dane przez błąd pracownika
- dodaje Martyna Waluśkiewicz.
Już dziś nawykiem biznesu powinny być wewnętrzne kontrole i audyty bezpieczeństwa danych osobowych. Zarówno zaplanowane w stałych odstępach czasu, jak i doraźne. Rzeczywistość jednak pokazuje, że w wielu wypadkach tego nawyku nie ma. Bardzo ważną rolę odgrywa także podział ról w firmie i wyznaczenie konkretnych osób, odpowiedzialnych za zarządzanie danymi osobowymi. Kolejny element to hermetyczność danych w przedsiębiorstwie i zróżnicowanie dostępu różnych osób do posiadanych przez nas baz. Na przykład, inne uprawnienia będzie miał administrator systemu, inne główny księgowy, a inne specjalista ds. finansów odpowiedzialny tylko za obsługę płatności. O tym wszystkim trzeba myśleć już na etapie projektowania zmian
- komentuje Martyna Waluśkiewicz
